Adm Kantor :)

A.      Definisi Komunikasi Kantor

Komunikasi merupakan terjemahan kata communication yang berarti perhubungan atau perkabaran. Communicate berarti memberitahukan atau berhubungan. Secara etimologis, komunikasi berasal dari bahasa latin communicatio dengan kata dasar communis yang berarti sama. Secara terminologis, komunikasi diartikan sebagai pemberitahuan sesuatu (pesan) dari satu pihak ke  pihak lain dengan menggunakan suatu media. Sebagai makhluk sosial, manusia sering berkomunikasi satu sama lain. Namun, komunikasi bukan hanya dilakukan oleh manusia saja, tetapi juga dilakukan oleh makhluk-makhluk yang lainnya.Semut dan lebah dikenal mampu berkomunikasi dengan baik. Bahkan tumbuh-tumbuhanpun sepertinya mampu berkomunikasi.

Komunikasi dilakukan oleh pihak yang memberitahukan (komunikator) kepada pihak penerima (komunikan). Komunikasi efektif terjadi apabila sesuatu (pesan) yang diberitahukan komunikator dapat diterima dengan baik atau sama oleh komunikan, sehingga tidak terjadi salah persepsi.

B.      Proses Komunikasi

Komunikasi biasanya terjadi secara terencana dan berkesinambungan. Komunikasi merupakan proses yang dinamis dan timbal balik yang dapat digambarkan sebagai berikut:

a)    Pengirim mempunyai ide dan berkeinginan untuk membaginya.

b)   Pengirim menyandikan ide dengan memutuskan bentuk pesan (tulisan, ekspresi wajah, isyarat gerak), panjang, organisasi, nada dan tipe yang semuanya tergantung pada ide, audiens, pembawaan diri maupun mood pengirim.

c)    Pengirim mengirimkan pesan dengan memilih jalur komunikasi (verbal dan nonverbal, tergantung pada pesan, lokasi audiens, kebutuhan akan kecepatan diterima, dan formalitas yang dibutuhkan.

d)   Penerima mendapatkan pesan, agar komunikasi terjadi, penerimaan harus mendapatkan pesan, jika kita mengirimkan suratnya terlebih dahulu dan lain sebagainnya.

e)    Penerima menguraikan pesan, dengan memahami pesan yang disampaikan dan menyimpannya di pikirannya. Jika mereka telah memahami dengan benar pesan yang disampaikan, dengan arti yang sama sesuai dengan yang dimaksud pengirim.

f)    Penerima mendapatkan feedback yang memungkinkan pengirim mengevaluasi efektivitas dan pesan (komunikasi yang telah dilakukan. Jika mereka belum mengerti, kita harus menjelaskan hingga mengerti).

C.   Unsur-Unsur Komunikasi Kantor

Untuk dapat berkomunikasi secara efektif, kita perlu memahami unsur-unsur komunikasi, antara lain:

1.      Komunikator

Pengirim (sender) yang mengirim pesan kepada komunikan dengan menggunakan media   tertentu. Unsur yang sangat berpengaruh dalam komunikasi, karena merupakan awal (sumber) terjadinya suatu komunikasi.

2.      Komunikan

Penerima (receiver) yang menerima pesan dari komunikator, kemudian memahami, menerjemahkan dan akhirnya memberi respon.

3.      Media

Saluran (channel) yang digunakan untuk menyampaikan pesan sebagai sarana berkomunikasi, berupa bahasa verbal maupun non verbal, wujudnya berupa ucapan, tulisan, gambar, bahasa tubuh, bahasa mesin, sandi dan lain sebagainya.

4.      Pesan

Isi komunikasi berupa pesan (message) yang disampaikan oleh Komunikator kepada Komunikan. Kejelasan pengiriman dan penerimaan pesan sangat berpengaruh terhadap kesinambungan komunikasi.

5.      Tanggapan

Merupakan dampak (effect) komunikasi sebagai respon atas penerimaan pesan.Diimplentasikan dalam bentuk umpan balik (feed back) atau tindakan sesuai dengan pesan yang diterima.

D.      Hakekat Komunikasi

1.    Komunikasi adalah suatu proses

2.    Komunikasi adalah sistem interaksi

3.    Komunikasi memiliki tujuan tertentu

E.      Bentuk Komunikasi

v Komunikasi intrapersonal

v Komunikasi antarpersona

v Komunikasi kelompok

v Komunikasi massa

F.        Teknik Komunikasi

1.      Komunikasi informatif

2.      Komunikasi persuasive

3.      Komunikasi instruktif

4.      Komunikasi manusiawi

G.     Teknik Berkomunikasi Secara Efektif

Sebagaimana disebutkan di atas, bahwa komunikasi efektif tejadi apabila suatu pesan yang diberitahukan komunikator dapat diterima dengan baik atau sama oleh komunikan, sehingga tidak terjadi salah persepsi. Karena itu, dalam berkomunikasi, khususnya  komunikasi verbal  dalam forum formal,  diperlukan langkah-langkah yang tepat. Langkah-langkah tersebut adalah sebagai berikut:

1.    Memahami maksud dan tujuan berkomunikasi.

2.    Mengenali komunikan (audience).

3.    Berorientasi pada tema komunikasi.

4.    Menyampaikan pesan dengan jelas.

5.    Menggunakan alat bantu yang sesuai.

6.    Menjadi pendengar yang baik.

7.    Memusatkan perhatian.

8.    Menghindari terjadinya gangguan.

9.    Membuat suasana menyenangkan.

      10.    Memanfaatkan bahasa tubuh dengan benar.

H.     Sifat Komunikasi

1.      Komunikasi tatap muka

2.      Komunikasi bermedia

3.      Komunikasi verbal

4.      Komunikasi non-verbal

I.         Fungsi Komunikasi Kantor

Dengan berkomunikasi, insya Allah, kita dapat menjalin saling pengertian dengan orang lain karena komunikasi memiliki beberapa fungsi yang sangat penting, di antaranya adalah:

1.      Fungsi informasi

Untuk memberitahukan sesuau (pesan) kepada pihak tertentu, dengan maksud agar komunikan dapat memahaminya.

2.      Fungsi ekspresi 

Sebagai wujud ungkapan perasaan / pikiran komunikator atas apa yang dia pahami terhadap sesuatu hal atau permasalahan.

3.       Fungsi control

Menghindari terjadinya sesuatu yang tidak diinginkan, dengan memberi pesan berupa perintah, peringatan, penilaian dan lain sebagainya.

4.         Fungsi sosial 

Untuk keperluan rekreatif dan keakraban hubungan di antara komunikator dan komunikan.

5.          Fungsi ekonomi 

Untuk keperluan transaksi usaha (bisnis) yang berkaitan dengan finansial, barang dan jasa.

6.         Fungsi da’wah

Untuk menyampaikan pesan-pesan keagamaan dan perjuangan bersama.

J.        Pedoman dalam Berkomunikasi

Komunikasi yang baik adalah komunikasi dimana pesan-pesan yang disampaikan dapat diterima dengan baik tanpa menimbulkan perasaan negatif. Ada beberapa pedoman untuk menjalin komunikasi yang baik, yaitu antara lain:

1.      Berkomunikasi dengan berpedoman pada nilai-nilai Islam.

2.      Setiap situasi komunikasi mempunyai keunikan.

3.      Kunci sukses komunikasi adalah umpan balik.

4.      Komunikasi bersemuka adalah bentuk komunikasi yang paling efektif.

5.      Setiap pesan komunikasi mengandung unsur informasi sekaligus emosi.

6.     Kata adalah lambang untuk mengekspresikan pikiran atau perasaan yang     terbuka untuk ditafsirkan.

7.      Semakin banyak orang yang terlibat, komunikasi semakin kompleks.

8.      Dapat terjadi gangguan dalam penyampaian pesan komunikasi.

9.      Perbedaan persepsi mengganggu keefektifan sampainya pesan.

 10.       Orang berkomunikasi sesuai dengan situasi komunikasi yang diharapkannya.

K.     Sikap dalam Berkomunikasi

Ada beberapa sikap yang perlu dicermati oleh seseorang dalam berkomunikasi, khususnya  komunikasi verbal,  yaitu antara lain:

        Berorientasi pada kebenaran (truth).

        Tulus (sincerity).

        Ramah (friendship).

        Kesungguhan (Seriousness).

        Ketenangan (poise).

        Percaya diri (self convidence).

        Mau mendengarkan dengan baik (good listener)

L.      Ciri-Ciri Pesan Yang Efektif

a)    Menyediakan informasi yang praktis, dengan menerangkan bagaimana mengerjakan sesuatu, menjelaskan mengapa perubahan dilakukan, memberikan solusi terhadap masalah, mendiskusikan status sebuah proyek, dan lain-lain.

b)    Memberikan fakta dibandingkan kesan, dengan menggunakan bahasa yang konkret dan menjelaskan secara detail yang dimaksud. Informasi harus jelas, meyakinkan, akurat, dan etis

c)    Menyatakan tanggung jawab secara jelas, dengan menjelaskan apa yang kita harapkan atau apa yang dapat kita lakukan, karena pesan kita hanya ditujukan pada orang-orang tertentu saja.

d)   Mengklarifikasi dengan menyingkat informasi, dengan menggunkan tabel, bagan, foto, maupun diagram yang menjelaskan pesan yang dimaksud.

e)    Membujuk dan menyediakan rekomendasai, biasanya pesan yang disampaikan adalah membujuk pegawai untuk melakukan sesuatu atau pelanggan untuk memanfaatkan layanan yang kita tawarkan dengan menjelaskan manfaat yang akan mereka peroleh.

f)     Tantangan Komunikasi pada Masa Kini

·      Perkembangan teknologi, internet, handphone dan lain-lainnya merevolusi cara bagaimana orang berkomunikasi serta meningkatkan kecepatan maupun frekuensi berkomunikasi. Durasi waktupun bukan masalah , karena komunukasi dbisa dilakukan dalam 24 jam setiap hari baik dirumah, mobil, dan bandara, tidak hanya di kantor sebagaimana dulu. Perkembangna tersebut menuntut pegawai untuk lebih efektif dan efisien dalam berkomunikasi.

·      Globalisasi dan perbedaan budaya antar pegawai, semakin banyak bisnis beroperasi lintas batas suatu negara dan berkompetisi dalam skala global. Hal ini membutuhkan pemahaman tentang hukum, budaya maupun praktek bisnis dari semua negara dan mampu berkomunukasi dengan menggunakan bahasa yang berbeda. Bahkan seluruh dunia  telah menggunakan bahasa inggris sebagai bahasa kedua di negaranya.

·      Organisasi yang berbasis tim, pengambilan keputusan tidak hanya monopoli para manajer karena rentang operasi perusahaan yang semakin luas seiring denga globalisasi. Hal ini diantisipasi dengan dibentuknya organisasi berbasis tim yang bekerja bersama mencapai tujuan perusahaan dengan mengurangi hierarki yang menghambat pengambilan keputusan cepat. Walaupun banyak manfaat yang didapatkan, anggota tim yang berasal dri departemen yang berbeda dengan latar belakang budaya yang berbeda tentunya akan sulit menciptakan iklim berkomunikasi yang baik tanpa kita mampu untuk mendengar dan memahami satu sama lain.

g)    Komunikasi dalam Organisasi

h)    Baik organisasi besar ataupu kecil, sharing informasi merupakan bagian dari dunia bisnis yang mengikat satu sama lain. Jika kita masuk suatu orgnisasi, kita sedang memasuki rantai informasi. Apakah sebagai manajer atau pegawai biasa, kita mempunyai informasi yang dibutuhkan orang lain untuk melaksanakan tugas masing-masing. Dalam kenyataanya, komunikasi ibarat aliran darah suatu organisasi, baik berupa komunikasi internal atau eksternal dalam bentuk komunikasi formal atau informal.

Ø  Komunikasi Internal

Merupakan bentuk pertukaran informasi dan ide di dalam organisasi sebagai pegawai.Mengetahui keadaan dilapangan yang menyebabkan penjualan perusahaan menurun.Informasi inilah yang dibutuhkan sypervisor atau manajer kita.

Ø  Komunikasi Eksternal

Dilakukan untuk membawa informasi masuk atau keluar dar organisasi guna mencapai tujuan organisasi, dan biasanya dilakukan dengan pelanggan maupun masyarakat yang berhubungan dengan perusahaan.Misanya, melakukan korespondensi, melaporkan kinerja perusahaan kepada masyarakat (jika termasuk perusahaan terbuka) melakukan kegiatan sosial, dan lain-lain.

M.   Hambatan Komunikasi dan Kiat Menghindarinya

Menurut Robbins ada 4 hambatan komunikasi yang akan mempengaruhi kualitas komunikasi yang kita lakukan.

a)         Perbedaan bahasa dan presepsi,

b)         Gangguan komunikasi

c)         Overlood informasi

d)        Penyaringan yang tidak tepat

Dari beberapa hambatan tersebut, ada beberapa kiat yang dapat dilakukan untuk meminimalisir dampak hambatan tersebut. Antara lain adalah:

ü  Melakukan pendekatan yang berpusat pada audiens, hal utama yang harus dilakukan dalam berkomunikasi adalah memfokuskan diri pada audiens yang akan dituju. Dengan melakukan ini, komunikasi yang dilakukan dapat dipastikan efektif, karena kita akan berusaha menyajikan pesan atau informasi lebih berarti pada sisi penerimaan untuk mendapatkan feedback yang diharapkan atas terjadinya komunikasi.

ü  Mengembangkan iklim komunikasi yang terbuka, dengan cara mengimplementasikan debirokratisasi organisasi, dengan mengurangi level pada struktur organisasi. Semakin sedikit hubungan dalam rantai komunikasi, semakin kecil salah pengertian yang akan terjadi. Dengan kata lain, struktur yang datar dan rentang kendali yang lebar semakin kecil kemungkinan terjadinya distorsi pesan dibandingkan struktur yang tinggi dan rentang kendali yang sempit. Walaupun struktur datar tidak selalu lebih baik, namun tren selama ini menunjukkan bahwa struktur tersebut cukup efektif dan efisien dalam upaya menghemat biaya, meningkatkan produktifitas, dan lebih mendekati pelanggan.

ü  Komitmen untuk berkomitmen secara etis, komit pada komunikasi yang etis dan sesuai dengan norma yang berlaku akan membuat lebih mudah berkomunikasi dengan orang lain. Orang yang tidak eits biasanya egois dan tidak peduli salah atau benar, serta menghalalkan segala cara untuk mencapai hasil akhir. Orang yang etis pada umumnya dapat dipercaya, adil dan tidak memihak, menghargai hak orang lain dan memperhatikan dampak tindakan mereka terhadap masyarakat.

ü  Menggunakan pesan yang singkat dan efektif, konsep 4 W (what, why, how and when) dapat diterapkan untuk berkomunikasi. Informasi apa yang akan disampaikan. Mengapa harus menyampaikannya, bagaimana akan menyampaikannya akan menentukan tingkat keberhasilan komunikasi yangf akan dilakukan.