A.
Definisi Komunikasi Kantor
Komunikasi merupakan
terjemahan kata communication yang berarti perhubungan atau
perkabaran. Communicate berarti memberitahukan atau berhubungan. Secara
etimologis, komunikasi berasal dari bahasa latin communicatio dengan
kata dasar communis yang berarti sama. Secara
terminologis, komunikasi diartikan sebagai pemberitahuan sesuatu (pesan)
dari satu pihak ke pihak lain dengan menggunakan suatu media. Sebagai
makhluk sosial, manusia sering berkomunikasi satu sama lain. Namun, komunikasi
bukan hanya dilakukan oleh manusia saja, tetapi juga dilakukan oleh
makhluk-makhluk yang lainnya.Semut dan lebah dikenal mampu berkomunikasi dengan
baik. Bahkan
tumbuh-tumbuhanpun sepertinya mampu berkomunikasi.
Komunikasi
dilakukan oleh pihak yang memberitahukan (komunikator) kepada pihak penerima
(komunikan). Komunikasi efektif terjadi apabila sesuatu (pesan) yang
diberitahukan komunikator dapat diterima dengan baik atau sama oleh komunikan,
sehingga tidak terjadi salah persepsi.
B.
Proses Komunikasi
Komunikasi biasanya terjadi secara terencana dan
berkesinambungan. Komunikasi
merupakan proses yang dinamis dan timbal balik yang dapat digambarkan sebagai
berikut:
a)
Pengirim mempunyai ide dan berkeinginan untuk
membaginya.
b)
Pengirim menyandikan ide dengan memutuskan
bentuk pesan (tulisan, ekspresi wajah,
isyarat gerak), panjang, organisasi, nada dan tipe yang semuanya tergantung
pada ide, audiens, pembawaan diri maupun mood pengirim.
c)
Pengirim mengirimkan pesan dengan memilih
jalur komunikasi (verbal dan nonverbal, tergantung pada pesan, lokasi audiens,
kebutuhan akan kecepatan diterima, dan formalitas yang dibutuhkan.
d)
Penerima mendapatkan pesan, agar komunikasi terjadi, penerimaan harus mendapatkan
pesan, jika kita mengirimkan suratnya terlebih dahulu dan lain sebagainnya.
e)
Penerima menguraikan pesan, dengan memahami
pesan yang disampaikan dan menyimpannya di
pikirannya. Jika mereka telah memahami dengan benar pesan yang disampaikan,
dengan arti yang sama sesuai dengan yang dimaksud pengirim.
f)
Penerima mendapatkan feedback yang
memungkinkan pengirim mengevaluasi efektivitas dan pesan (komunikasi yang telah dilakukan. Jika
mereka belum mengerti, kita harus menjelaskan hingga mengerti).
C.
Unsur-Unsur Komunikasi Kantor
Untuk dapat berkomunikasi secara
efektif,
kita perlu memahami unsur-unsur komunikasi, antara lain:
1.
Komunikator
Pengirim
(sender) yang mengirim pesan kepada komunikan dengan menggunakan media
tertentu. Unsur
yang sangat berpengaruh dalam komunikasi, karena merupakan awal (sumber) terjadinya
suatu komunikasi.
2. Komunikan
Penerima
(receiver) yang menerima pesan dari komunikator, kemudian memahami,
menerjemahkan dan akhirnya memberi respon.
3.
Media
Saluran
(channel) yang digunakan untuk menyampaikan pesan sebagai sarana
berkomunikasi, berupa
bahasa verbal maupun non verbal, wujudnya berupa ucapan, tulisan, gambar,
bahasa tubuh, bahasa mesin, sandi dan lain sebagainya.
4.
Pesan
Isi komunikasi berupa pesan (message)
yang disampaikan oleh Komunikator kepada Komunikan. Kejelasan pengiriman dan penerimaan pesan
sangat berpengaruh terhadap kesinambungan komunikasi.
5.
Tanggapan
Merupakan dampak (effect) komunikasi
sebagai respon atas penerimaan pesan.Diimplentasikan dalam bentuk umpan balik (feed
back) atau tindakan sesuai dengan pesan yang diterima.
D.
Hakekat Komunikasi
1.
Komunikasi
adalah suatu proses
2.
Komunikasi
adalah sistem interaksi
3.
Komunikasi
memiliki tujuan tertentu
E.
Bentuk Komunikasi
v Komunikasi intrapersonal
v Komunikasi antarpersona
v Komunikasi kelompok
v Komunikasi massa
F.
Teknik
Komunikasi
1.
Komunikasi
informatif
2.
Komunikasi persuasive
3.
Komunikasi
instruktif
4.
Komunikasi
manusiawi
G.
Teknik Berkomunikasi Secara Efektif
Sebagaimana disebutkan di atas,
bahwa komunikasi efektif tejadi apabila suatu pesan yang
diberitahukan komunikator dapat diterima dengan baik atau sama oleh komunikan,
sehingga tidak terjadi salah persepsi. Karena itu, dalam berkomunikasi,
khususnya komunikasi verbal dalam forum formal, diperlukan
langkah-langkah yang tepat. Langkah-langkah tersebut adalah sebagai berikut:
1. Memahami maksud dan tujuan
berkomunikasi.
2. Mengenali komunikan (audience).
3. Berorientasi pada tema komunikasi.
4. Menyampaikan pesan dengan jelas.
5. Menggunakan alat bantu yang sesuai.
6. Menjadi pendengar yang baik.
7. Memusatkan perhatian.
8. Menghindari terjadinya gangguan.
9. Membuat suasana menyenangkan.
10. Memanfaatkan bahasa tubuh dengan benar.
H.
Sifat Komunikasi
1.
Komunikasi
tatap muka
2.
Komunikasi
bermedia
3.
Komunikasi
verbal
4.
Komunikasi
non-verbal
I.
Fungsi Komunikasi Kantor
Dengan berkomunikasi, insya
Allah, kita dapat menjalin saling pengertian dengan orang lain karena komunikasi memiliki
beberapa fungsi yang sangat penting, di antaranya adalah:
1. Fungsi
informasi
Untuk
memberitahukan sesuau (pesan) kepada pihak tertentu, dengan maksud agar
komunikan dapat memahaminya.
2. Fungsi
ekspresi
Sebagai
wujud ungkapan perasaan / pikiran komunikator atas apa yang dia pahami terhadap
sesuatu hal atau permasalahan.
3. Fungsi control
Menghindari
terjadinya sesuatu yang tidak diinginkan, dengan memberi pesan berupa perintah,
peringatan, penilaian dan lain sebagainya.
4.
Fungsi sosial
Untuk
keperluan rekreatif dan keakraban hubungan di antara komunikator dan komunikan.
5.
Fungsi
ekonomi
Untuk keperluan transaksi usaha (bisnis)
yang berkaitan dengan finansial, barang dan jasa.
6.
Fungsi da’wah
Untuk
menyampaikan pesan-pesan keagamaan dan perjuangan bersama.
J.
Pedoman dalam
Berkomunikasi
Komunikasi yang baik adalah
komunikasi dimana pesan-pesan yang disampaikan dapat diterima dengan baik tanpa
menimbulkan perasaan negatif. Ada beberapa pedoman untuk menjalin komunikasi
yang baik, yaitu antara lain:
1. Berkomunikasi dengan berpedoman pada
nilai-nilai Islam.
2. Setiap situasi komunikasi mempunyai
keunikan.
3. Kunci sukses komunikasi adalah umpan
balik.
4. Komunikasi bersemuka adalah bentuk
komunikasi yang paling efektif.
5. Setiap pesan komunikasi mengandung
unsur informasi sekaligus emosi.
6. Kata
adalah lambang untuk mengekspresikan pikiran atau perasaan
yang terbuka untuk ditafsirkan.
7. Semakin banyak orang yang terlibat,
komunikasi semakin kompleks.
8. Dapat terjadi gangguan dalam
penyampaian pesan komunikasi.
9. Perbedaan persepsi mengganggu
keefektifan sampainya pesan.
10. Orang berkomunikasi sesuai dengan
situasi komunikasi yang diharapkannya.
K.
Sikap dalam
Berkomunikasi
Ada
beberapa sikap yang perlu dicermati oleh seseorang dalam berkomunikasi, khususnya komunikasi
verbal, yaitu antara lain:
Berorientasi pada kebenaran (truth).
Tulus (sincerity).
Ramah (friendship).
Kesungguhan (Seriousness).
Ketenangan (poise).
Percaya diri (self convidence).
Mau mendengarkan dengan baik (good
listener)
L.
Ciri-Ciri Pesan Yang Efektif
a) Menyediakan
informasi yang praktis, dengan menerangkan bagaimana mengerjakan sesuatu,
menjelaskan mengapa perubahan dilakukan, memberikan solusi terhadap masalah,
mendiskusikan status sebuah proyek, dan lain-lain.
b) Memberikan
fakta dibandingkan kesan, dengan menggunakan bahasa yang konkret dan menjelaskan
secara detail yang dimaksud. Informasi harus jelas, meyakinkan, akurat, dan
etis
c) Menyatakan
tanggung jawab secara jelas, dengan menjelaskan apa yang kita harapkan atau apa
yang dapat kita lakukan, karena pesan kita hanya ditujukan pada orang-orang tertentu
saja.
d) Mengklarifikasi
dengan menyingkat informasi, dengan menggunkan tabel, bagan, foto, maupun
diagram yang menjelaskan pesan yang dimaksud.
e) Membujuk
dan menyediakan rekomendasai, biasanya pesan yang disampaikan adalah membujuk
pegawai untuk melakukan sesuatu atau pelanggan untuk memanfaatkan layanan yang
kita tawarkan dengan menjelaskan manfaat yang akan mereka peroleh.
f) Tantangan
Komunikasi pada Masa Kini
·
Perkembangan teknologi, internet, handphone
dan lain-lainnya merevolusi cara bagaimana orang berkomunikasi serta
meningkatkan kecepatan maupun frekuensi berkomunikasi. Durasi waktupun bukan
masalah , karena komunukasi dbisa dilakukan dalam 24 jam setiap hari baik
dirumah, mobil, dan bandara, tidak hanya di kantor sebagaimana dulu. Perkembangna
tersebut menuntut pegawai untuk lebih efektif dan efisien dalam berkomunikasi.
·
Globalisasi dan perbedaan budaya antar
pegawai, semakin banyak bisnis beroperasi lintas batas suatu negara dan
berkompetisi dalam skala global. Hal ini membutuhkan pemahaman tentang hukum,
budaya maupun praktek bisnis dari semua negara dan mampu berkomunukasi dengan
menggunakan bahasa yang berbeda. Bahkan seluruh dunia telah
menggunakan bahasa inggris sebagai bahasa kedua di negaranya.
·
Organisasi yang berbasis tim, pengambilan
keputusan tidak hanya monopoli para manajer karena rentang operasi perusahaan
yang semakin luas seiring denga globalisasi. Hal ini diantisipasi dengan
dibentuknya organisasi berbasis tim yang bekerja bersama mencapai tujuan
perusahaan dengan mengurangi hierarki yang menghambat pengambilan keputusan
cepat. Walaupun banyak manfaat yang didapatkan, anggota tim yang berasal dri
departemen yang berbeda dengan latar belakang budaya yang berbeda tentunya akan
sulit menciptakan iklim berkomunikasi yang baik tanpa kita mampu untuk
mendengar dan memahami satu sama lain.
g) Komunikasi
dalam Organisasi
h) Baik
organisasi besar ataupu kecil, sharing informasi merupakan bagian dari dunia
bisnis yang mengikat satu sama lain. Jika kita masuk suatu orgnisasi, kita sedang
memasuki rantai informasi. Apakah sebagai manajer atau pegawai biasa, kita
mempunyai informasi yang dibutuhkan orang lain untuk melaksanakan tugas
masing-masing. Dalam kenyataanya, komunikasi ibarat aliran darah suatu
organisasi, baik berupa komunikasi internal atau eksternal dalam bentuk
komunikasi formal atau informal.
Ø Komunikasi Internal
Merupakan bentuk pertukaran informasi dan ide
di dalam organisasi sebagai pegawai.Mengetahui keadaan dilapangan yang
menyebabkan penjualan perusahaan menurun.Informasi inilah yang dibutuhkan
sypervisor atau manajer kita.
Ø Komunikasi Eksternal
Dilakukan
untuk membawa informasi masuk atau keluar dar organisasi guna mencapai tujuan
organisasi, dan biasanya dilakukan dengan pelanggan maupun masyarakat yang
berhubungan dengan perusahaan.Misanya, melakukan korespondensi, melaporkan
kinerja perusahaan kepada masyarakat (jika termasuk perusahaan terbuka)
melakukan kegiatan sosial, dan lain-lain.
M.
Hambatan Komunikasi dan Kiat Menghindarinya
Menurut
Robbins ada 4 hambatan komunikasi
yang akan mempengaruhi kualitas komunikasi yang kita lakukan.
a)
Perbedaan bahasa dan presepsi,
b)
Gangguan komunikasi
c)
Overlood informasi
d)
Penyaringan yang tidak tepat
Dari beberapa hambatan tersebut, ada beberapa kiat yang
dapat dilakukan untuk meminimalisir dampak hambatan tersebut. Antara lain
adalah:
ü Melakukan
pendekatan yang berpusat pada audiens, hal utama yang harus dilakukan dalam
berkomunikasi adalah memfokuskan diri pada audiens yang akan dituju. Dengan
melakukan ini, komunikasi yang dilakukan dapat dipastikan efektif, karena kita
akan berusaha menyajikan pesan atau informasi lebih berarti pada sisi
penerimaan untuk mendapatkan feedback yang diharapkan atas terjadinya
komunikasi.
ü Mengembangkan
iklim komunikasi yang terbuka, dengan cara mengimplementasikan debirokratisasi
organisasi, dengan mengurangi level pada struktur organisasi. Semakin sedikit
hubungan dalam rantai komunikasi, semakin kecil salah pengertian yang akan
terjadi. Dengan kata lain, struktur yang datar dan rentang kendali yang lebar
semakin kecil kemungkinan terjadinya distorsi pesan dibandingkan struktur yang
tinggi dan rentang kendali yang sempit. Walaupun struktur datar tidak selalu
lebih baik, namun tren selama ini menunjukkan bahwa struktur tersebut cukup
efektif dan efisien dalam upaya menghemat biaya, meningkatkan produktifitas,
dan lebih mendekati pelanggan.
ü Komitmen
untuk berkomitmen secara etis, komit pada komunikasi yang etis dan sesuai
dengan norma yang berlaku akan membuat lebih mudah berkomunikasi dengan orang
lain. Orang yang tidak eits biasanya egois dan tidak peduli salah atau benar,
serta menghalalkan segala cara untuk mencapai hasil akhir. Orang yang etis pada
umumnya dapat dipercaya, adil dan tidak memihak, menghargai hak orang lain dan
memperhatikan dampak tindakan mereka terhadap masyarakat.
ü Menggunakan
pesan yang singkat dan efektif, konsep 4 W (what, why, how and when) dapat
diterapkan untuk berkomunikasi. Informasi apa yang akan disampaikan. Mengapa
harus menyampaikannya, bagaimana akan menyampaikannya akan menentukan tingkat
keberhasilan komunikasi yangf akan dilakukan.